official automation

اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست ‌و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و لوازم و تجهیزات مصرفی ایجاد شود.

اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم‌های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می‌کند.

حجم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتری هستند. می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی (نظیر سیستم‌های مدیریت اسناد) هستند.

بکارگیری این سیستم به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می‌داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود.

در اواخر دهه ۱۹۸۰، نتایج یک بررسی در یک دوره ۱۰ ساله بر روی بهره‌وری سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد که علیرغم رشد ۹۰ درصدی بهره‌وری در حوزه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها ۴ درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود ۳۰-۲۰ درصد به رقمی حدود ۴۰-۳۰ درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود.

نتایج بدست آمده حاکی از این مطلب است که در حالی که افزایش بهره‌وری در حوزه‌های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره‌وری در حوزه امور دفتری مورد بی‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم‌های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.

مکانیزه کردن سیستمهای اداری:

با نگاهی به کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری، مشخص می‌شود که اتوماسیون اداری بیشترین کاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. این سیستم اکثر حوزه‌های ارتباطی سازمان را در برگرفته و متحول می‌کند. ارتباط دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی را در سازمان‌ها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. گستردگی کنونی اتوماسیون اداری، به خارج از این مراودات نیز کشانده شده است. با کاربرد این سیستم حتی نیازی نیست که جلسات و کنفرانس‌ها به روش سنتی، یعنی جمع شدن فیزیکی افراد در کنار یکدیگر، انجام شود زیرا کنفرانس از راه دور این محدودیت را برطرف کرده است.

ورود سیستم اتوماسیون اداری به یک سازمان همراه با تحولی عمیق در ارتباطات سنتی و مرسوم سازمان خواهد بود. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهد بود. این سیستم حتی امکانات جدید ارتباطی را نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی.

به نظر می‌رسد این سیستم برای اغلب حوزه‌های سازمانی که به گونه‌ای به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلی دارد. بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب ناپذیر است.

معایب و مزایا

به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.

مزایای مستقیم

اثر مزایای مستقیم افزایش خدمات یا بهره وری و صرفه جویی در وقت یا نیروی کـار را به دنبال داشته و معمولاً قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان امور مالی داشته باشد. این مزایا عبارتند از:

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری

رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه

کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی

افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور

کنترل بهتر بر کار

کم شدن فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق

کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان

کم شدن هزینه مسافرتها و گردهماییها

افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی

افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات

افزایش قابلیت رقابت سازمان

رشد پدیده دور کاری (کار از راه دور)

مزایا:

این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

کاهش وابستگی به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر

نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات

به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد

به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود

رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعـاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

معایب

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از :

ایجاد تغییرات در محیط انسانی

نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها

پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها

ایجاد اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم

مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه

نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط برخی از مدیران و یا کارکنان

کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.

دستاوردهای بکارگیری

دستاوردهای بكارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان

کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و غیره

نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا ومراجعه آسان

قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد

امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مكان و هر زمان

اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده

دقت در فرایند انجام عملیات و ثبت تمامی امور

حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها

ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار

سهولت وسرعت در گردش عملیات

امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن

جهت بهره مندی نصب , راه اندازی ,خدمات مربوط به سیستم مدیریت هوشمند اداری لطفا مشخصات خود را تکمیل فرمایید.

کارشناسان مجرب و ماهر با تجربه دو دهه در عرصه سیستم های نرم افزاری و اداری رضایت خاطر شما را در نصب , راه اندازی و ارایه خدمات مربوطه فراهم میآورند.

شما پس از ثبت سفارش و درج مشخصات خود در قسمت پایین کارشناس مربوطه در سریعترین زمان ممکن با شما تماس برقرار خواهد نمود.

 

ثبت سفارش